Die neue Software soll den Mitarbeitern einen direkten Zugriff auf die mehr als 50.000 Akten bieten und damit gleichzeitig einen wesentlich verbesserten Service für den Kunden garantieren. Doch kurz vor der Einführung wurden Ansätze von negativen Strömungen aus den Reihen der Mitarbeiter festgestellt. Die E-File-Projektgruppe der GEFA - bestehend aus dem Abteilungsleiter, der EDV-Projektleitung sowie der Gruppenleitung - nahm die Vorbehalte und Ängste ernst und entschied sich, die Einführung der neuen Software durch eine Unternehmensberatung zu begleiten.
Den Grund erläutert Jürgen Breuer, EDV-Projektleiter der GEFA: 'Wir haben uns bewusst für einen externen Anbieter zur Durchführung der Einzelschulung entschieden. Uns war dabei sehr wichtig, dass die neue Software eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern findet und die aufgetauchten Ängste gar nicht erst zum Problem werden. Breuer weiter: 'Die individuelle Schulung ermöglichte es jedem Anwender, seinen persönlichen Stil und seine Arbeitsweise für das neue Programm zu entwickeln.'
Die Einführung von E-File erforderte eine umfangreiche Umstrukturierung in allen Arbeitsbereichen. Obwohl einzelne Mitarbeiter bereits von Anfang an einbezogen worden waren, stellte die Projektgruppe vereinzelt Vorbehalte.
Bereits in den Vorgesprächen mit den Mitarbeitern wurden Konflikte deutlich. Die Einführung eines elektronischen Gruppenschreibtisches, der es ermöglicht, etwa die eingehenden Anfragen, Wiedervorlagen oder Poststücke der Kollegen anzusehen, wurde kontrovers diskutiert. Von Seiten des Betriebsrates bestand sogar die Befürchtung, durch die neue Software könnten die Mitarbeiter leichter kontrolliert werden und durch die eigenen Kollegen überwacht werden.
Nach oben